Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentansvarlig
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og detaljorientert dokumentansvarlig som skal ha hovedansvaret for å organisere, vedlikeholde og sikre tilgjengeligheten av dokumentasjon i vår organisasjon. Som dokumentansvarlig vil du spille en nøkkelrolle i å sørge for at all dokumentasjon er korrekt, oppdatert og i samsvar med gjeldende lover og interne retningslinjer. Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger for å sikre at dokumentflyten er effektiv og at informasjonen er lett tilgjengelig for de som trenger den.
Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, gode organisatoriske ferdigheter og evnen til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må være komfortabel med å bruke digitale verktøy og systemer for dokumenthåndtering, og ha forståelse for informasjonsstruktur og arkivering. Erfaring med dokumentkontroll, kvalitetsstyringssystemer og revisjonsprosesser er en fordel.
Som dokumentansvarlig vil du også være ansvarlig for å utvikle og implementere prosedyrer for dokumentstyring, samt opplæring av ansatte i bruk av dokumenthåndteringssystemer. Du vil være en viktig ressurs i arbeidet med å forbedre informasjonsflyten og sikre at dokumentasjonen støtter organisasjonens mål og krav.
Vi ser etter deg som er initiativrik, løsningsorientert og har evne til å jobbe både selvstendig og i team. Du har gode kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig, og evner å formidle komplekse prosesser på en forståelig måte. Stillingen gir gode muligheter for faglig utvikling og innflytelse på organisasjonens dokumentasjonspraksis.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Organisere og vedlikeholde dokumentasjonsstrukturer og arkiver
- Sikre at dokumentasjon er oppdatert og i samsvar med gjeldende regelverk
- Utvikle og implementere prosedyrer for dokumentstyring
- Samarbeide med ulike avdelinger for å forbedre dokumentflyt
- Utføre regelmessige revisjoner og kvalitetssikring av dokumenter
- Gi opplæring og støtte til ansatte i bruk av dokumenthåndteringssystemer
- Håndtere tilgangskontroll og sikkerhet for sensitiv dokumentasjon
- Delta i prosjekter relatert til digitalisering og dokumentforbedring
- Følge opp endringer i lover og forskrifter som påvirker dokumentasjon
- Rapportere status og forbedringsforslag til ledelsen
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant høyere utdanning innen administrasjon, arkivfag eller lignende
- Erfaring med dokumentstyring og arkivsystemer
- God forståelse for informasjonsstruktur og metadata
- Kunnskap om lover og forskrifter knyttet til dokumenthåndtering
- Erfaring med kvalitetsstyringssystemer er en fordel
- Gode IT-ferdigheter og erfaring med digitale verktøy
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Sterke kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig
- Erfaring med opplæring og brukerstøtte
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og overholde frister
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med dokumentstyringssystemer?
- Hvordan sikrer du at dokumentasjon er i samsvar med regelverk?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret dokumentflyten i en organisasjon?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt i tidligere roller?
- Hvordan håndterer du sensitiv eller konfidensiell dokumentasjon?
- Har du erfaring med opplæring av kollegaer i dokumenthåndtering?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange samtidige frister?
- Hva motiverer deg i rollen som dokumentansvarlig?
- Hvordan holder du deg oppdatert på endringer i lover og forskrifter?
- Kan du gi et eksempel på en utfordring du har møtt i dokumentarbeid og hvordan du løste den?
